Come apporre la firma digitale sul certificato di origine in automatico
Apporre la firma digitale in automatico sui certificati di origine, questo è l’obiettivo che molte aziende vogliono raggiungere. Questo perché l’operazione richiede tempo. Ogni volta, per siglare un documento PDF – e file elettronici in generale – c’è bisogno di seguire una serie di passaggi che rubano tempo all’attività quotidiana di chi deve svolgere tutte le operazioni per ottenere un certificato di origine.
Vale a dire un documento indispensabile per esportare merce nei paesi extra UE. Già nel 2012 è stata introdotta la norma che impone alle aziende di firmare attraverso dispositivo digitale i file da inviare alla Camera di Commercio. Questo perché dopo la firma digitale il documento non è modificabile, quindi siamo sicuri che è una comunicazione originale. Inoltre si attiva una condizione di responsabilità.
Quindi chi appone la firma digitale ha i poteri e i requisiti per farlo. Questo vale anche quando dobbiamo generare un certificato di origine. C’è un modo per velocizzare e migliorare questo processo? Apporre la firma digitale in automatico è necessario?
Firma digitale non automatizzata
Il percorso per apporre una firma digitale su un documento è semplice. Proviamo a sintetizzare? Devo produrre il file in PDF e avere il programma necessario per creare la firma digitale. Come, ad esempio, Aruba, Dike o Postecert di Poste Italiane. Poi serve il dispositivo di firma, vale a dire la chiavetta USB o la carta CNS. Anche la carta di identità elettronica (CIE) è utile a questo scopo. Come procedere?
- Apro il programma.
- Seleziono il documento.
- Digito il codice PIN.
Operazione conclusa. Il documento acquisisce estensione .p7m che indica la presenza della firma digitale. Questa soluzione – che può essere usata per qualsiasi documento, non solo per il certificato di origine – collega un’identità precisa al file siglato. Tutto questo appare relativamente semplice. Ma cosa accade quando portiamo questa procedura in azienda?
Da leggere: lo SPID per i certificati di origine
I problemi della firma digitale
Apporre la firma digitale in automatico sembra un passaggio utile se consideriamo che ogni punto che abbiamo elencato deve essere svolto per ogni documento aziendale. E nella fattispecie per ogni certificato di origine con tutti i documenti che lo accompagnano. Proviamo a fare un esempio: ogni giorno un’azienda che esporta merce in Arabia Saudita deve fare richiesta per 10 certificati di origine.
Per ognuna di queste bisogna seguire il processo indicato. Solo per apporre la firma elettronica, al netto di tutto ciò che riguarda le altre operazioni per portare a termine il compito. Come ad esempio quelle che bisogna seguire per rispettare tutte le norme imposte dalla Camera di Commercio: bisogna firmare non solo il certificato di origine ma anche la fattura, la dichiarazione di origine e altri documenti che accompagnano la richiesta. Appare ovvio che tutto questo diventa un nodo da risolver e snellire. La soluzione è IBsign Server.
Apporre la firma digitale in automatico
Questo è l’obiettivo: trovare il modo per inserire la firma digitale sui documenti senza dover affrontare tutti i passaggi elencati. In questo modo si evitano errori, si perde meno tempo e si velocizza il processo di richiesta certificati di origine. Come ottenere questo vantaggio operativo? Attraverso uno dei servizi fondamentali della nostra offerta digitale: IBsign Server. Di cosa stiamo parlando esattamente?
È l’applicazione che automatizza le fasi di firma digitale e l’inoltro immediato delle richieste CO al certificatore, garantendo la massima sicurezza al Titolare del dispositivo di firma.
Da questa definizione di IBsign Server posiamo capire che si tratta di un sistema per semplificare – o meglio, per automatizzare – la firma digitale sui certificati di origine. Spieghiamo meglio come avviene tutto ciò. IBsign fornisce l’applicazione desktop progettata per essere eseguita in modalità server. Questo significa che diventa applicazione fornitrice di servizi per altri sistemi desktop o web e avvia il processo di firma digitale non appena l’operatore che usa SpeedyCO termina la richiesta del certificato di origine.
In buona sintesi, apri SpeedyCO e completa tutti i passaggi per creare il tuo certificato di origine. Premi il bottone Invia in firma e, automaticamente, al file viene inserita la firma digitale. Così può essere inviate direttamente alla Camera di Commercio.
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Quali sono i vantaggi concreti
L’automazione di IBsign Server applica le firme digitali e inoltra le richieste senza che il titolare del dispositivo di firma (quindi la USB o la smart card) digiti il PIN. Questo avviene in totale sicurezza al titolare del dispositivo di firma: ogni dipendente può operare in autonomia senza utilizzare il codice del legale rappresentante.
Prova a immaginare il risparmio di tempo per ogni documento della richiesta di certificato di origine, per il numero di domande fatte ogni giorno per ogni singolo dipendente. Su grandi aziende tutto questo ha un valore economico. Vuoi maggiori informazioni?
